AI inzetten als Assetmanager Gemeentelijk Vastgoed

1. Handen vrij: laat AI notuleren

Tijdens overleggen zetten we AI in voor het automatisch samenvatten van meetings. We gebruiken Teams om bijvoorbeeld een opname te maken en kunnen daar eenvoudig de transcriptie uithalen. Vervolgens kun je deze uploaden naar Microsoft Co-pilot en de opdracht geven om actiepunten, standpunten en onzekerheden scherp te filteren. Wat je terugkrijgt is geen wollige tekst, maar een helder overzicht. Uiteraard checken we altijd zelf op nuance: AI noteert wat gezegd wordt, niet wat bedoeld wordt.

Als alternatief kun je ook een opname maken met je telefoon en de mp3-file uploaden naar een AI voor een samenvatting. Let wel op dat je iedereens toestemming hebt!

2. Grote datasets analyseren met een geheugen van goudvissen

Bij omvangrijke datasets (zoals marktrapporten, onderzoeksresultaten of (nota’s) vastgoedportefeuilles) vragen we AI om patronen te vinden, tabellen te structureren, en afwijkingen te signaleren. Cruciaal hierbij:

• Het is belangrijk om AI te vragen om vooraf jouw gegevens goed te formatteren. Als de data niet goed gestructureerd is (wat vaak het geval is), raakt AI het spoor kwijt. Mensen begrijpen lege callen voor opmaak redenen maar kunstmatige intelligentie niet.
• Werk in stappen. Het werkgeheugen van AI-modellen zoals ChatGPT is beperkt. Het is daarom belangrijk om in kleine stappen te werken en helder te formuleren wat het doel is. Je kan dus veel data tegelijkertijd aanbieden maar formuleer je vragen zo dat het doelgericht is en – indien mogelijk – geef de AI een bandbreedte waar hij eventuele antwoorden vandaan kan halen.
• Te veel stappen of te grote data aanbieden zorgt ervoor dat de AI belangrijke context verliest, wat de resultaten onnauwkeurig maakt. In het ergste geval kan de AI zelfs missende context zelf gaan invullen met gedateerde bronnen of niet-bestaande bronnen.
• Wees specifiek in je vraagstelling. Hoe meer informatie je AI geeft om mee te werken hoe beter de resultaten.
• Vertrouw op de kracht van iteratie. AI kan je helpen door snel verschillende scenario’s te schetsen, maar om de beste resultaten te krijgen, is het vaak nodig om meerdere iteraties te doorlopen. Test de uitkomsten, maak aanpassingen en voer de analyses opnieuw uit om de nauwkeurigheid en bruikbaarheid van je resultaten te verbeteren.

Zo gebruiken we AI als werkvoorbereider met oog voor afwijkingen, maar niet als alwetende eindanalist. Uiteindelijk trekken mensen de conclusies en acteren hierop.