Planeconomie & Vastgoedrecht

Interview met John Elders: hoe zitten die grondexploitatiesystemen nu in elkaar?

dinsdag 2 mei 2023

Na zijn studie Economie in Utrecht begon hij in 2009 als planeconoom bij Metafoor. Als planeconoom is John onder andere verantwoordelijk voor de ruimtelijke en financiële vertaling van locatie- en gebiedsontwikkelingen. Naast de plan-economische werkzaamheden houdt hij zich bezig met de (door)ontwikkeling van het grondexploitatiesysteem GrexManager van Metafoor Ruimtelijke Ontwikkeling. Binnen het systeem bevinden zich diverse rekenmodules.

John heeft diverse projecten gedaan bij grote en kleine gemeenten, zoals Texel, Noordenveld en Amsterdam. Op dit moment is hij betrokken bij de ontwikkeling van voormalig vliegbasisterrein Valkenburg en het opstellen van de contouren van het masterplan voor Gnephoek bij Alphen aan den Rijn. Naast zijn plan-economische werkzaamheden is hij in 2009 begonnen met het ontwikkelen van rekentools. “Dat was zo succesvol, dat we op zoek gingen naar een partij die voor ons een databasekoppeling wilde realiseren” vertelt John.

Meerwaarde GrexManager

Als het gaat om de meerwaarde van GrexManager wijst John erop dat hij planeconomen zag die berekeningen uit diverse grondexploitatiepakketten in een schaduwberekening in Excel bijhielden om te controleren of deze pakketten wel klopten met hun eigen bevindingen. “Ze probeerden de black box die in zo’n pakket bestond in Excel na te bootsen met hun eigen berekeningen. Mede daarom hebben we in GrexManager voor Excel als rekentool gekozen. De berekeningen zijn volledig te volgen. Alle Excelformules zijn beveiligd, maar wel zichtbaar voor elke gebruiker.” Hij erkent dat Excel normaliter bewerkbaar is,  maar “we hebben een extra schil geprogrammeerd waarin de gegevens van de gebruiker worden gecontroleerd waardoor het bijvoorbeeld niet mogelijk is gekke tekens in te vullen. Verder worden alle ingevoerde bedragen gecontroleerd (zoals: kloppen de prijs en de hoeveelheid, kloppen de berekende eindwaarden) met bepaalde kruistoetsen. We hebben eveneens faseringscontroles en controlebladen voor foutenanalyses.”

Kortom: “We hebben geprobeerd om dezelfde flexibiliteit als die van Excel te bieden, maar dan wel op een gecontroleerde wijze. Het unieke is dat de resultaten automatisch terugvloeien naar databases. Er wordt wel degelijk een en ander opgeslagen, terwijl je in Excel bezig bent.” Deze aanpak zorgt volgens John voor “heel veel flexibiliteit in het kunnen draaien van rapportages van grondexploitaties. Met een paar klikken op de knop heb je zo een volledige MPG samengesteld”, aldus de trotse planeconoom.

Klantvriendelijkheid

De klantvriendelijkheid van GrexManager blijkt onder andere uit het feit dat “we vanuit Excel een model opbouwen dat zorgt voor grote bekendheid bij planeconomen.” De gebruiksvriendelijkheid bestaat ook uit de “genummerde tabbladen waarin het ruimtegebruik, de opbrengsten en de resultaten of de kasstroom terug te vinden zijn. De tabbladen hebben ook elk hun eigen kleur welke afhankelijk  zijn van invoer of uitvoer.” Hij geeft aan dat er “één standaardsjabloon wordt gebruikt dat voor elke organisatie op maat wordt ingericht. Hierdoor blijft iedereen met dezelfde rekentechniek werken.” Daarnaast hebben we een uitgebreide ‘webschil’ gebouwd die allerlei mogelijkheden biedt, zoals rapportages, een kaartmodule en de mogelijkheid bestanden binnen projecten te koppelen om een digitaal archief samen te stellen.” Verder zijn diverse handleidingen, aanvullende toelichtingen met behulp van ondersteunende filmpjes en een dagelijks bemande helpdesk beschikbaar.

Key-users

John geeft aan dat er met “key-users” wordt gewerkt. “Een aantal jaar geleden is dat principe ingevoerd. We hebben één keer per jaar een reguliere klantendag. We hebben vervolgens ook de ‘key-users overleggen’ ingevoerd. Daarbij komen een aantal klanten bij elkaar om te overleggen over onze nieuwe ideeën. Maar we vragen ook aan de klanten of ze bepaalde functionaliteiten missen. Dat werkt goed en daar halen we veel input uit.” Hij vertelt dat aan de hand daarvan een lange wensenlijst is opgesteld. “Deze wensen prioriteren we ook gezamenlijk met de klanten zodat we een ontwikkelagenda kunnen opstellen voor het komende jaar.”

Flexibel en veiligheid

John vertelt dat zijn bedrijf momenteel bezig is met een herontwikkeling van GrexManager. “Zo’n acht jaar geleden hebben we GrexManager opnieuw opgebouwd. Nu is het weer tijd om dat te doen. Reden: “We willen nog meer flexibiliteit bieden ten aanzien van de gegevens in de databases. Managers en financiële afdelingen blijken behoefte te hebben aan nog meer flexibiliteit, met name op het gebied van BI-koppelingen,“ vertelt hij.  In de loop van dit jaar zal deze vernieuwing worden afgerond.

Verder vertelt hij dat zijn bedrijf bezig gaat met 3D-visualisaties. Het gaat hierbij om kaartmateriaal dat op 3D-gegevens gebaseerd is. “Dan kan je bijvoorbeeld analyses maken voor sloopkosten en herontwikkelingskosten.” Deze functionaliteit wordt op een later moment in de ontwikkeling meegenomen.

Als het gaat om de veiligheid: “We voeren overigens ook minimaal 1 keer per jaar zogenaamde ‘penetratietests’ uit waarbij we hackers inhuren om te kijken of ze kunnen inbreken in ons systeem. Dat levert ons ook input en informatie op om de veiligheid te verbeteren,” weet John. Daarnaast zijn de systemen en het proces rondom GrexManager ISO 9001 gecertificeerd en wordt jaarlijks een ISAE 3402 traject uitgevoerd. Hierbij worden onder andere de rekenregels en veiligheid van data getoetst.

Kunstmatige Intelligentie

De suggestie om iets te doen aan Artificial Intelligence (kunstmatige intelligentie) vond John een interessant idee: “Het staat nog niet op ons wenslijstje voor de korte termijn, maar daar gaan we in de toekomst zeker iets mee doen!”

Workload

De planeconoom constateert minder werk voor de klanten. “Vanuit de gebruikers merk ik dat met behulp van GrexManager met name het actualiseren en herzien van grondexploitaties veel minder tijd kost. Zo hebben wij bijvoorbeeld een grote klant met een paar honderd exploitaties in GrexManager. Deze exploitaties herziet en actualiseert de firma per kwartaal en doet dat met maar drie mensen!”

Fouten

John geeft aan dat veel wordt gedaan om fouten te voorkomen. “Denk bijvoorbeeld aan invoercontroles. Zo hebben we bepaalde formules vastgezet welke je ook niet kunt wijzigen. Daarnaast zijn er ook de faseringcontroles. Zijn bijvoorbeeld alle bedragen wel uitgefaseerd? Bij de fasering hebben we namelijk de mogelijkheid ingebouwd dat het systeem die handeling voor de gebruiker verricht. Bij aanpassingen van de bedragen per fase kijkt het systeem mee of per fase de juiste verdeling wordt toegepast.” Verder vermeldt hij dat een ‘foutenanalyseblad’ is ingebouwd die het hele model op invoerfouten controleert en de verdeling per fasering bekijkt.

Presentatie

GrexManager biedt veel standaard oplossingen, maar maatwerk is zeker mogelijk. John hierover: “Wij bieden bijvoorbeeld een aantal standaardrapportages aan. Vaak krijgen we dan het verzoek om rapportagesjablonen op maat te maken die voldoen aan de behoefte van de planeconomen of het management. Die mogelijkheid is er zeker. Het voordeel is dat meteen op de huisstijl van de organisatie aangesloten kan worden. Overzichten die veelvuldig in het eigen MPG gebruikt worden kunnen dan automatisch uit GrexManager gegenereerd worden”. 

Voordelen GrexManager

Aan het einde van het gesprek noemt John nog eens de voordelen van GrexManager op; het is zeer flexibel en herkenbaar (vanuit Excel). Ook bestaan er veel koppelmogelijkheden zoals de mogelijkheid om alle boekwaarden automatisch in te lezen vanuit een financieel systeem (dat hoeft dus niet meer handmatig). Ook kunnen separate modules, zoals een civieltechnisch prijzenboek en risicomodule,  gekoppeld worden. “Daarnaast is er ook een kaartmodule in GrexManager geïntegreerd. Je beschikt dan over een module waar bijvoorbeeld oppervlaktes van diverse functies inzichtelijk worden gemaakt en waar diverse ondergronden gebruikt kunnen worden zoals luchtfoto’s belemmeringenkaarten of bestemmingsplankaarten. Verder kun je ook documenten koppelen om op 1 plek een digitaal archief samen te stellen. Uniformiteit en veiligheid staat in alle gevallen voorop. Het programma is echt een totaalpakket!”

Verwachtingen

Wat verwacht John van de Dag van de Grondexploitatiesystemen? “Dat het niet alleen gaat om het brengen van informatie, maar dat ook samen wordt nagedacht over de vraag: hoe zitten die modellen nu in elkaar? Hoe ga je met bepaalde businesscases om en hoe gebruik je zo’n model dan?”

Kortom: hij ziet deze dag als een platform van deskundigen om met elkaar grondig van gedachten te wisselen.