Planeconomie & Vastgoedrecht

Interview met Jelmer Blom: Urban Reality en dagvoorzitter Dag van de Grondexploitatiesystemen

donderdag 9 maart 2023

Jelmer is financieel regisseur gebiedsontwikkeling (planeconoom) bij Urban Reality en dagvoorzitter van de Dag van de Grondexploitatiesystemen. Jelmer zal de Dag van de Grondexploitatiesystemen voorzitten die Scobe organiseert op dinsdag 30 mei 2023.

Visie

Voor een planeconoom is het belangrijk om te weten welke visie achter de ontwikkeling van een model zit en hoe deze praktisch inzetbaar is in de verschillende fasen en typen van gebiedsontwikkelingen. Urban Reality heeft een eigen toolbox ontwikkeld voor de planeconoom met Excel-based modellen. “Hedendaagse gebiedsontwikkelingen vragen steeds vaker om ‘tailor made’ businesscases en ontwikkelstrategieën die zich minder laten vatten in gestandaardiseerde rekenmodellen. Excel-based werken is dan naar de mening van Jelmer ideaal. Dat is ongebruikelijk, want de meeste modellen worden nu webbased gebouwd met databases als basis. De vraag is: “Wat zijn de voors en tegens van alle modellen en wat hebben ze nu precies te bieden, want ik kan mijn mening wel hebben, maar de ervaring zal het leren?”

Gebruik model is fase-afhankelijk

Jelmer werkt veelal met Excel, omdat dit te maken heeft met de fase waarin hij werkzaam is. “Wij zijn vaak in de planvormingsfase, de voorfase, bezig.” Dan ziet hij nogal wat verschillen als het gaat om de transformatieopgaven in gebiedsontwikkelingen, de onderwerpen en scenario’s die hij wil vergelijken. Hij ziet vaak dat databasesystemen, die standaard zijn, evenals hun methodiek, moeilijker toepasbaar zijn in de haalbaarheidsfase. Tegelijkertijd kan hij zich voorstellen dat planeconomen, die de voortgang van een project of portefeuille in de realisatiefase begeleiden, een gestandaardiseerde database opteren, als ze de projectuitvoering (meerjarig) willen volgen, verwerken en analyseren.

Koppeling Excel aan databasesmodellen

Jelmer ziet vooral voordelen van Excel, als er nieuwe modules moeten worden gemaakt. “Als het bij een casus vereist is om het onderwerp ‘duurzaamheid’ te belichten, is het handig om een Excel-sheet toe te voegen en integraal te koppelen met een berekening waarin bijvoorbeeld duurzaamheid een bepaalde weging krijgt.” Bij een standaard databasemodel is zo’n koppeling onmogelijk. “Dan val je dus terug op een Excel-berekening die je dan weer naast dit databasemodel moet zetten,” aldus Jelmer. “De actualiteiten die een rol spelen bij nieuwe projecten en die niet standaard zijn, kun je dus meteen een plek geven in een Excelmodel. Die data kan ik vervolgens als geheel presenteren in een aangepast dashboard.”

Flexibel model

“Bij de planvorming heb je een basismodel, dat is je kapstok. Je onderbouwingen en scenario’s die je eraan koppelt, kan je via tabbladen makkelijk linken om ze eventueel te koppelen, maar je kan ook binnen een tabblad de kosten van elkaar afhankelijk maken. Bij een ander, gefixeerd, model kan dat laatste niet altijd.”

Maar een model als Totallink kan ook interessant zijn, want dat kijkt verder dan alleen het rekenen. “Bijvoorbeeld door contracten een plek in het model te geven. Je koppelt er dan een soort projectdossier aan. De vraag is welke ontwikkelingen hier nog komen: ga je dat uitbreiden? Is de kern van het model het rekenen of zie je dat anders?” Bij Totallink is het mogelijk om een overeenkomst op te nemen, maar bij Excel kan dat uiteraard niet.

Een voordeel van Excel is dat alles herleidbaar is, mits er geen macro’s in zitten. Zo kan een gebruiker zien hoe de netto contante waarde of een eindwaarde tot stand komt. Bij databasemodellen is dat volgens Jelmer vaak onduidelijk. “Je kan de rekenmethodiek niet raadplegen of nagaan welke effecten er ontstaan.”  

Blijven nadenken om fouten te vermijden

Worden bij Excel minder fouten gemaakt? Dat is voor Jelmer de vraag. “Je kan nog zo goed gereedschap of de beste hamer hebben, maar je moet wel weten hoe je moet timmeren. Ongeacht het model dat je gebruikt, blijft de vraag met welke data je het model vult. Je moet de onderbouwing van deze gegevens en de keuzes kennen, je moet weten wat de consequenties van die keuzes zijn en welke risico’s eraan verbonden zijn. Je moet dus zelf blijven nadenken,” is zijn mening. “Misschien is dat wel het gevaar van een heel gestandaardiseerd model dat een gebruiker onvoldoende mogelijkheden heeft om data op een goede manier in te vullen. In zo’n geval beperkt het model de gebruiker, waardoor de bevindingen onvoldoende tot hun recht komen.”

Verbeteringen

Modellen, vooral gestandaardiseerde, zijn voor verbetering vatbaar. Welke aspecten vindt Jelmer van belang? “Ik denk aan een goede opleiding of begeleiding om het model te gebruiken. Maar net zo belangrijk zijn goede werkafspraken over het gebruik van een model, bijvoorbeeld over de vastlegging van procedures en gehanteerde uitgangspunten. Als een organisatie groeit, gaan meer mensen hetzelfde model gebruiken. Om zo min mogelijk duidingsverschillen te hebben zijn standaardprocedures over data-invoering onmisbaar. Bovendien kunnen collega’s wegvallen (door ziekte, ontslag of plotseling overlijden). Wat gebeurt er dan? Die vraag is breder dan alleen het gebruik van het model.“

Betere presentatie

Wat Jelmer vooral bij de systemen mist, is de presentatie van de resultaten aan buitenstaanders, zoals bestuurders, managers of mensen die weinig met cijfers hebben. “Dan moet je niet aankomen met uitgebreide tabellen met cijfers. Beter is te komen met een eenvoudige samenvatting of een grafiek met een korte toelichting. Dat is één van de aspecten, die wij de laatste tijd verder ontwikkeld hebben in onze modellen. De meeste mensen zijn namelijk beelddenkers en dat geldt vaak voor de mensen die wij mee moeten nemen door de cijfers. De andere modellen zijn vooral geënt op de planeconomen, die daar als vakidioten alles van weten en goed met deze modellen overweg kunnen. Het is juist de uitdaging om de resultaten aan een breed publiek uit te leggen en begrijpelijk te maken.”