Planeconomie & Vastgoedrecht

Interview met Cor van der Veen en Henry Bakker: nieuwe functionaliteit TotalLink

donderdag 20 april 2023

Henry Bakker is planeconoom bij PAS bv. Hij heeft gewerkt voor verschillende gemeenten waaronder Amstelveen, Aalsmeer, waar hij betrokken is geweest bij de invoering van een database gedreven grondexploitatie beheersysteem. Daar kwam hij Cor tegen. Cor van der Veen is directeur/eigenaar van Totallink, dat sinds circa twaalf jaar software op de markt brengt. “Nu hebben een landelijk uitgerold softwarepakket.”

Meerwaarde Totallink

TotalLink kan met ieder denkbaar informatiesysteem samenwerken. Niet alleen met de financiële administratie. Bij de introductie van TotalLink worden de vele persoonlijke Excellijstjes overbodig, doordat eenieder de projectinformatie naar wens kan benaderen. Ieder project heeft zijn eigen dynamiek en niet alles is in een standaardmodel te vatten. Totallink is daarom toe te spitsen voor iedere specifieke situatie met één standaard softwarepakket. Als uitzonderlijke project specifieke berekeningen uitgevoerd moeten worden, kan TotalLink deze berekeningen in bijvoorbeeld een specifieke Excel onderligger inbouwen. TotalLink slaat hierbij de Excels veilig op en wel op geautoriseerde wijze op in een database.

Volgens Henry Bakker heeft TotalLink enkele grote voordelen boven Excel:

  • De kans op het maken van fouten is veel kleiner. Totallink is een systeem waar alle input wordt ingevoerd (“gelogd”). Dit beperkt het aantal fouten. Deze fouten zijn naar het invoermoment op te sporen. Bij Excel is dat niet het geval. Alle cijfers van vorige jaren zijn terug te lezen in Totallink. Deze informatie kan je razendsnel uit het systeem halen, want het houdt alles bij. Een invoerfout kan je daarom heel snel opsporen.
  • Totallink is een webbased programma waarin informatie overzichtelijk wordt gepresenteerd doordat de schermen naar logisch en overzichtelijk zijn ingedeeld. Bij Excel krijg je alle informatie tegelijkertijd te zien, dat is minder overzichtelijk en minder gebruiksvriendelijk.
  • Bij Excel moet een gebruiker de boekingen handmatig invoeren. “Bij Totallink worden boekingen automatisch zonder handmatige handelingen ingelezen waardoor de koppeling betrouwbaar en stabiel is, Je zit in een centrale omgeving, waar data sneller en altijd maar eenmaal worden ingevoerd. Dat is winst. Alle data kan je zelf ontsluiten en je kan deze data via een ‘export’ presenteren. Totallink geeft ook overzichtstabellen, waarin bijvoorbeeld budgetten voor projecten gemakkelijk te maken zijn en op grond daarvan kan je een begroting en een capaciteitsraming maken.”
  • Vanuit verschillende rollen (projectleider, controller, planeconoom) kan je data in het systeem terugvinden, waardoor je zelfstandig bepaalde rapportages uit het systeem kan halen. Dan hoef je niet meer andere collega’s te vragen om informatie. Daarnaast kan je op functieprofielen lees en schrijfrechten toekennen en eenieder verantwoordelijk maken voor het integrale project.  Eenieder ziet alleen die informatie die voor hem of haar bestemd is.

Aandachtspunten

Volgens Henry Bakker zijn er zeker nog aandachtspunten:

  • Allerlei nieuwe regelgeving (zoals de Omgevingswet die vraagt om een nieuwe uitwerking van het systeem, zeker bij de planvorming. “Daar zijn we mee bezig. Totallink is een beheerssysteem, daar scoren we heel goed. Bij haalbaarheidsstudies en verkenningen van nieuwe opdrachten valt nog wel een stap naar voren te zetten. Deze stap gaan we heel binnenkort zetten. Het systeem is flexibel genoeg om maatwerk per gemeente te leveren, maar wel altijd met standaard software, dus 1 pakket voor alle gemeenten.
  • Ook kan een verbetering worden gemaakt bij levering van kengetallen.

Volgens Cor van der Veen wordt Totallink niet alleen een informatie- maar ook een kennissysteem. “Hierbij maken we binnenkort gebruik van Artificial Intelligence (AI).” 

Presentatie nieuwe functionaliteit

De beide gesprekpartners geven aan dat tijdens de Dag van Exploitatiesystemen Totallink een nieuwe functionaliteit zal presenteren. Van deze dag zelf verwachten ze dat een groep ambitieuze jongeren hun “gereedschapskist wil vullen” voor hun plannen.