Hoe gaat het college verantwoording over grex-rechtmatigheid afleggen?

De Commissie BBV heeft in 2016 met twee notities de boekhoudregels voor grondexploitatie aangescherpt. Heeft dat geleid tot versterking van de interne control bij gemeenten op grex-projecten? Ik denk het wel. De waardering van de grex is transparanter en eenduidiger geworden, oneigenlijke kostenposten zijn geschrapt, en het raadsmandaat voor het vaststellen van ruimtelijk plannen met bijbehorende grex is versterkt. Toch is er meer nodig om goede interne control op het grondbedrijf voor elkaar te krijgen.

Wat is belangrijk bij het inrichten van interne control op de grex? Ik noem een paar belangrijke zaken. Functiescheiding bij aan- en verkopen. Logboek van mutaties in en besluiten over een grex. Gestructureerde dossiervorming met onderbouwing van marktconforme uitgangspunten. Functiescheiding tussen financiële ondersteuning project versus externe control. Vastlegging bevindingen in een controlememorandum. Heldere rapportagestructuur voor P&C-cyclus en voor vast- en bijstelling grex. Sturing op risicoprofiel en weerstandsvermogen, juist ook wanneer nieuwe grexen worden geopend. Het onderzoeken welke inschatting het management heeft gemaakt van schattingsonzekerheid. Verwerking van deze onderdelen in de interne (jaarlijkse) controlecyclus van de gemeente. Kortom, de opzet van interne control op het grondbedrijf vraagt inzet op veel verschillende onderdelen én samenwerking over afdelingen heen.

Nu de markt aantrekt en veel gemeenten een woningbouwopgave hebben, is extra aandacht voor een sterke interne control op de grex noodzakelijk. Alleen dan kun je als gemeente  weer op een verantwoorde wijze actief grondbeleid voeren. En het wordt nog belangrijker als rechtstreekse verantwoording door college aan de raad over rechtmatigheid wordt ingevoerd (op z’n vroegst gebeurt dit in 2020). Nu is rechtmatigheid immers nog onderdeel van de controleverklaring van de accountant. Maar als het college zelfstandig aan de raad moet rapporteren dat het in control is op rechtmatigheid grondexploitatie (is voldaan aan wetgeving én aan interne kaders zoals financiële verordening en grond(prijs-)beleid, dan moet de interne control staan als een huis. Mijn aanbeveling: maak in 2018 werk van versterking interne control op de grondexploitatie. Wanneer u dit ambtelijk voor elkaar heeft, kan het college straks rapporteren over de grex-rechtmatigheid!

(*) Maurice Schenk is Senior Manager bij Baker Tilly Berk, Advisory Public Sector. Dit artikel is geschreven op persoonlijke titel.

Meer weten? Het ondernemerscollege van Baker Tilly Berk publiceert iedere twee weken een nieuw college. Op dit platform geven ondernemers gratis online college waarmee u inspiratie, kennis en informatie kunnen opdoen.