Assetmanagement midden in de organisatie

vrijdag 26 augustus 2016

Door Annique Verkoeijen (Ortec Finance),

Annique is een van de topdocenten van de 4-daagse cursus Assetmanagement Woningcorporaties

Het vormgeven van assetmanagement is een onderwerp waar veel corporaties mee bezig zijn. Dat is een positieve ontwikkeling. Want met goed assetmanagement wordt een bijdrage geleverd aan de verdere professionalisering van corporaties en daarmee aan de transparantie, effectiviteit en efficiency van de sector. Maar assetmanagement staat niet op zichzelf: het maakt onderdeel uit van het totale proces van vastgoedsturing. Een onderdeel omdat vastgoedsturing drie niveaus verbindt, namelijk het strategische niveau (portefeuillemanagement), het tactische niveau (assetmanagement) en het operationele niveau (property management). De verbinding tussen de drie niveaus komt tot stand door de doelstellingen van het ‘hogere’ niveau door te vertalen naar doelstellingen voor het ‘lagere’ niveau. Hoger en lager staat hierbij nadrukkelijk tussen haakjes, omdat de termen hoger en lager niets zeggen over het belang van elk niveau. Voor goede sturing is elk niveau even belangrijk. Wel is er een volgordelijkheid te onderscheiden. Het is noodzakelijk om op het hogere niveau eerst de doelstellingen te benoemen, voordat ze vertaald kunnen worden in kpi’s (kritieke prestatie indicatoren) voor het volgende niveau.
 

Deze volgordelijkheid maakt duidelijk dat goed assetmanagement niet zonder strategische sturing kan. De kpi’s die de assetmanager op tactisch niveau mee moet krijgen vanuit het strategisch niveau moeten voortkomen uit de strategische doelstellingen van de corporatie. De verantwoordelijkheid voor het bepalen van de strategische doelstellingen en de budgetten die met de uitvoeren ervan gemoeid zijn, is in de termen van het DrieKamerModel belegd bij de Bestuurskamer. Dit is een logische plek omdat de tactische kamers (de Maatschappelijke kamer, de Vastgoedkamer en de Vermogenskamer) deels tegengestelde belangen kunnen hebben. Hetzelfde geldt voor externe belanghouders, die andere belangen kunnen hebben dan de corporatie zelf. Om belangen, die vaak neerslaan in een beslag op budgetten, te kunnen integreren is de rol van de Bestuurskamer nodig. De Bestuurskamer dient dan ook niet alleen belangen af te wegen, keuzes te maken en strategische doelstellingen te bepalen, maar deze ook te vertalen naar de budgetten die nodig en beschikbaar zijn voor het realiseren van de doelstellingen. Het eindresultaat hiervan is een afgewogen strategisch plan, waarin de doelstellingen voor de vastgoedvoorraad zijn verwerkt in een portefeuilleplan. Deze aanpak (*) stelt de Bestuurskamer in staat om intern en extern transparant te zijn over de keuzes die zijn gemaakt en daarmee over de inzet van de beschikbare middelen. 

Als de Bestuurskamer de strategische doelstellingen en de bijbehorende budgetten bepaald heeft, is het noodzakelijk om deze te vertalen naar kpi’s voor de tactische kamers. De opstelsom van deze kpi’s moet leiden tot het realiseren van de strategische doelen. Als we ons richten op de Vastgoedkamer, waar assetmanagement het hart van vormt, dan moeten de kpi’s betrekking hebben op de verantwoordelijkheden van het assetmanagement. Alleen dan is het behalen van de kpi’s door de assetmanager realistisch. Deze verantwoordelijkheden bestaan uit het realiseren van een zo hoog mogelijk rendement op de exploitatie van het vastgoed en het realiseren van de transformatieopgave van de vastgoedvoorraad (het verschil tussen de huidige vastgoedvoorraad en het portefeuilleplan). Maar de Bestuurskamer moet het assetmanagement niet alleen voorzien van kpi’s, maar ook van kaders. Kaders vormen in feite restricties voor de assetmanager, omdat ze de bewegingsruimte in zekere zin beperken. Dit is noodzakelijk, omdat op strategisch niveau de budgetten bepaald zijn. Overschrijding van het ene budget kan gevolgen hebben voor het andere budget, en daarmee tot het niet behalen van de strategische doelen. Kaders zijn echter niet alleen financieel van aard, maar komen ook voort uit het portefeuilleplan. Hierin is de gewenste ontwikkeling van de vastgoedvoorraad weergegeven, die nodig is om invulling te kunnen geven aan de maatschappelijke doelstellingen. Een groot deel van de invulling van maatschappelijke doelstellingen (zoals betaalbaarheid, beschikbaarheid, duurzaamheid en kwaliteit) verloopt immers door middel van het vastgoed. 

Voor het behalen van de kpi’s is de assetmanager afhankelijk van de juiste uitvoering van het complexbeleid door de operationele afdelingen. Daarom zal de assetmanager op zijn of haar beurt kaders en kpi’s moeten meegeven aan de operationele afdelingen. Ook deze kpi’s moeten weer optellen tot de doelstellingen van het assetmanagement om bij te kunnen dragen aan de organisatiebrede strategische doelen. Het meegeven van kpi’s aan de operationele afdelingen vraagt om mandaat voor de assetmanager. Voor veel organisaties is het mandaat van het assetmanagement nog een nieuw aspect. Maar zonder mandaat is het moeilijk sturen en kan het behalen van doelen niet gegarandeerd worden. En dat is uiteindelijk waar het om gaat: het behalen van de strategische doelen waarmee de corporatie invulling geeft aan haar waardevolle maatschappelijke rol.  

* Deze aanpak is uitgewerkt in het project Strategisch sturen met het DrieKamerModel, waaraan 11 corporaties hebben deelgenomen. Het eindrapport waarin de aanpak beschreven is, is hier te vinden.